ساخت جدول مدیریت هزینه ها و درآمد در اکسل
ساخت یک فایل اسپردشیت ثبت هزینه ها و درآمد می تواند به شما در مدیریت خرج و مخارج شخصی یا خانوادگی کمک زیادی کند. با استفاده از آموزش تصویری که در ادامه می بینید، می توانید به سادگی یک جدول در نرم افزار اکسل ایجاد کنید و با وارد کردن هزینه ها و درآمد، آمار خرج و مخارج خود را بدون نیاز به انجام محاسبات به صورت دستی، داشته باشید.
زمان مورد نیاز: 25 دقیقه.
برای ساخت یک جدول در نرم افزار اکسل که درآمد و هزینه های شما رو به صورت خودکار محاسبه می کند، مراحل زیر را طی کنید.
- ساخت یک لیست ساده
در این مثال فقط قرار است یک سری اطلاعات کلیدی درباره هزینه ها و درآمد در جدول اکسل خود نگهداری کنیم. نیازی نیست که جزئیات را خیلی وارد داستان کنیم. در تصویر زیر نمونه ای از یک لیست ساده شامل این داده ها را می بینید.
وابسته به این که در هر ستون قرار است چه اطلاعاتی نمایش داده شود، عنوان سربرگ آن را وارد کنید. در تصویر بالا عنوان سربرگ ها شامل Date، Description، Category، In و Out می شود. همچنین در سطر های پایین نمونه ای از درآمد ها یا هزینه های خود را وارد کنید، اگر موردی که اضافه می کنید درآمد است ستون هزینه را برای آن سطر خالی بگذارید یا برعکس. - لیست را به یک جدول تبدیل کنید
تبدیل کردن لیستی که تا به الان آماده کرده اید، به یک جدول می تواند کار محاسبات خودکار و مدیریت اطلاعات را ساده تر کند.
روی هر قسمت دلخواه از لیست کلیک کنید و سپس گزینه Inset و Table را انتخاب کنید.
- انتخاب محدوده جدول
محدوده ای از داده های خود را در لیست که می خواهید از آن ها استفاده شود، هایلایت کنید. مطمئن شوید که در پنجره “Create Table” محدوده انتخابی درست باشد و گزینه My Table Has Headers هم علامت داشته باشد. حالا روی دکمه “OK” برای ساخت جدول کلیک کنید.
- جدول ایجاد شده را بررسی کنید
فهرست شما حالا به حالت جدول در آمده و یک تم آبی رنگ ها روی آن اعمال شده است.
زمانی که سطر های بیشتری به فهرست اضافه می شوند، جدول به طور خودکار باز تر می شود و تم رنگی روی سطر های جدید نیز اعمال می شود. - استایل دهی دلخواه به جدول
اگر می خواهید استایل رنگ بندی جدول را تغییر دهید، جدول را انتخاب کنید و بر روی دکمه “Table Design” کلیک کنید و سپس روی دکمه “More” در گوشه گالری استایل جدول کلیک کنید.
با این کار گالری که دارای لیستی از استایل هایی است که می توانید از بین آن ها انتخاب کنید، باز می شود.
می توانید استایل دلخواه را نیز بسازید و استایل فعلی را با کلیک بر روی دکمه “Clear” پاک کنید. - به جدول یک نام اختصاص دهید
در این مرحله به جدول خود یک نام اختصاص می دهیم تا برای فرمول نویسی و استفاده از سایر قابلیت های اکسل ساده تر بتوانیم به آن ارجاع دهیم.
برای این کار، بر روی جدول کلیک کنید و سپس دکمه “Table Design” را انتخاب کنید. از این قسمت می توانید یک نام با معنی مثلا “Accounts2020” در کادر مورد نظر وارد کنید.
- افزودن مجموع برای هزینه ها و درآمد
حالا که داده های شما در قالب جدول ذخیره می شود، می توانید به سادگی سطر محاسبه خودکار مجموع ارقام را اضافه کنید.
بر روی جدول کلیک کنید و “Table Design” کلیک کنید و گزینه “Total Row” را علامت بزنید.
سطر مجموع به انتهای جدول شما اضافه می شود. به صورت پیشفرض خودش مجموع ارقام ثبت شده در آخرین ستون جدول شما را محاسبه می کند که در مثال ما همان ستون هزینه هاست
- محاسبه مجموع درآمدها
حالا برای اضافه کردن مجموع گیری به ستون درآمد ها، بر روی سلول سطر مجموع ستون درآمد ها کلیک کنید و نشان گر لیست را انتخاب کنید و از بین گزینه ها Sum را انتخاب کنید.
حالا مجموع ستون درآمد ها نیز مانند هزینه ها برای جدول اکسل شما محاسبه می شود. - برای سطر های جدید جا باز کنید
احتمالا متوجه شده اید که با اضافه شدن سطر مجموع به جدول جا برای اضافه کردن سطر جدید به جدول نیست. برای این که جا باز کنید، مانند تصویر زیر سطر را به اندازه دلخواه به پایین بکشید.
- محاسبه خودکار را بررسی کنید
داده های جدید را در سطر های خالی در بالای سطر مجموع وارد کنید. حالا می بینید که مجموع درآمد ها و هزینه ها به طور خودکار بروز می شود.
تا به این جای کار خوب پیش رفته اید و حالا یک جدول در فایل اکسل دارید که با وارد کردن هزینه ها و درآمد ها، مجموع آن ها را می بینید.
اما اگر می خواهید فایل خود را پیشرفته تر کنید و بتوانید اطلاعات وارد شده را به طور خلاصه مدیریت کنید، ادامه دهید!
خلاصه سازی درآمد ها و هزینه ها بر اساس ماه
مهم است که مجموع هزینه ها و درآمد های خود را داشته باشید. ولی با کمی کار بیشتر روی فایل اکسل خود می توانید حتی به سادگی داده هایتان را به صورت ماهانه و بر اساس دسته بندی های مختلف مخارجی مرتب کنید.
برای این که بتوانید به این آمار دست یابید، می توانید یک PivotTable ایجاد کنید.
بر روی جدول کلیک کنید و سربرگ “Table Design” را انتخاب کنید و سپس “Summarise With PivotTable” را انتخاب کنید.
پنجره Create PivotTable جدول را به عنوان داده ای برای استفاده نشان می دهد و PivotTable را در یک ورکشیت جدید قرار می دهد. روی دکمه “OK” کلیک کنید.
PivotTable در سمت چپ و Field List در سمت راست پدیدار می شود.
برای دیدن اطلاعات درآمد ها و هزینه بر اساس ماه، ستون “Date” را به ناحیه “Rows” و ستون های “In” و “Out” را به ناحیه “Values” بکشید.
البته خوب در این قسمت ممکن است ستون های دیگر نام دلخواهی که انتخاب کرده اید را داشته باشد.
فیلد “Date” به صورت خودکار بر اساس ماه ها گروه بندی می شود. فیلد های “In” و “Out” هم جمع می شوند.
در یک نگاه حالا می توانید خلاصه هزینه های را بر اساس دسته بندی ها ببینید.
بر روی فیلد “Category” کلیک و به داخل “Rows” و “In” و “Out” را به داخل “Values” بکشید.
با این کار PivotTable مثل تصویر زیر که هزینه ها را بر اساس دسته بندی ها خلاصه می کند، ساخته می شود.
بروزرسانی PivotTable درآمد و هزینه ها
زمانی که سطر های جدید به جدول هزینه ها و درآمد ها اضافه می شوند، سربرگ “Data” را انتخاب کنید و بر روی فلش “Refresh All” کلیک کنید و سپس برای بروزرسانی هر دو PivotTable گزینه “Refresh All” را انتخاب کنید.
با دوستم بحث میکردیم که تو سفر دو سال پیش چقد خرج کردیم. خیلی ناگهانی فایل اکسل مخارجمونو فرستاد. هنگ کردم حقیقتا :))